Reglement Meldkanaal VCK
Inleiding
VCK hecht grote waarde aan integriteit, veiligheid, respect en naleving van wet- en regelgeving. Daarom stelt VCK een vertrouwelijk meldkanaal beschikbaar waarmee medewerkers, klanten, leveranciers en andere betrokkenen mogelijke misstanden kunnen melden.
Dit meldkanaal biedt de mogelijkheid om melding te maken van gedragingen die in strijd zijn met wet- en regelgeving, interne beleidsregels, de gedragscode van VCK of algemeen aanvaarde normen van integriteit en goed ondernemerschap.
Meldingen worden behandeld door een onafhankelijke functionaris binnen de Ership Group, die verantwoordelijk is voor een zorgvuldige, objectieve en vertrouwelijke afhandeling van meldingen.
1. Toepassingsgebied
Deze regeling is van toepassing op iedereen die een melding wil doen over een mogelijke misstand binnen VCK of Maja.
Meldingen kunnen betrekking hebben op huidige, voormalige of toekomstige werk- of zakelijke relaties.
2. Wat kan worden gemeld?
Via het meldkanaal kunnen onder andere de volgende zaken worden gemeld:
- overtredingen van wet- en regelgeving;
- fraude, diefstal of verduistering;
- corruptie of belangenverstrengeling;
- discriminatie, intimidatie, pesten of ander ongewenst gedrag;
- schendingen van interne regels, procedures of gedragscodes;
- veiligheids- of milieurisico's;
- andere ernstige misstanden die de integriteit van de organisatie kunnen schaden.
3. Indienen van een melding
Meldingen kunnen worden ingediend via het daarvoor bestemde meldformulier.
Een melding dient, voor zover mogelijk, een duidelijke omschrijving van de feiten en omstandigheden te bevatten, aangevuld met eventuele relevante documenten of andere bewijsmiddelen.
Het is toegestaan een melding anoniem in te dienen.
4. Vertrouwelijkheid
Alle meldingen worden vertrouwelijk behandeld.
De identiteit van de melder wordt uitsluitend bekendgemaakt wanneer dit noodzakelijk is voor de behandeling van de melding of wanneer de wet dit vereist. Daarbij wordt de melder vooraf geïnformeerd, tenzij dit wettelijk niet is toegestaan.
5. Bescherming van de melder
Iedere persoon die te goeder trouw een melding doet, wordt beschermd tegen benadeling als gevolg van die melding.
Onder benadeling wordt onder meer verstaan:
- ontslag of schorsing;
- intimidatie of bedreiging;
- discriminatie;
- nadelige wijziging van arbeidsvoorwaarden;
- andere vormen van represailles.
VCK accepteert geen enkele vorm van benadeling van personen die te goeder trouw een melding doen.
6. Rechten van betrokkenen
Personen op wie een melding betrekking heeft, hebben recht op een zorgvuldige en eerlijke behandeling.
Zij hebben onder meer recht op:
- het vermoeden van onschuld;
- hoor en wederhoor;
- bescherming van hun persoonlijke levenssfeer;
- correcte verwerking van persoonsgegevens.
7. Behandeling van meldingen
Na ontvangst van een melding ontvangt de melder, indien mogelijk, binnen zeven dagen een ontvangstbevestiging.
De melding wordt beoordeeld door de onafhankelijke functionaris die verantwoordelijk is voor het meldkanaal. Indien nodig wordt een nader onderzoek ingesteld.
De melder ontvangt binnen drie maanden na ontvangst van de melding informatie over de voortgang of uitkomst van de behandeling, tenzij wettelijke beperkingen dit verhinderen.
8. Persoonsgegevens
VCK verwerkt persoonsgegevens die via het meldkanaal worden verstrekt uitsluitend voor het ontvangen, beoordelen, onderzoeken en afhandelen van meldingen.
Meldingen worden vertrouwelijk behandeld. Persoonsgegevens zijn uitsluitend toegankelijk voor personen die betrokken zijn bij de behandeling van de melding en voor zover dit noodzakelijk is voor hun werkzaamheden.
De identiteit van de melder wordt niet zonder diens toestemming bekendgemaakt, tenzij VCK daartoe wettelijk verplicht is.
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de behandeling van de melding en het voldoen aan wettelijke verplichtingen.
Op de verwerking van persoonsgegevens binnen het meldkanaal is tevens het privacybeleid van VCK van toepassing. Daarin is aanvullende informatie opgenomen over de verwerking van persoonsgegevens en de rechten van betrokkenen. Het privacybeleid is beschikbaar via www.vck.nl.
9. Meldingen te kwader trouw
Indien blijkt dat bewust onjuiste of misleidende informatie is verstrekt, kan VCK passende maatregelen treffen.
Het enkele feit dat een melding na onderzoek ongegrond blijkt, betekent niet dat sprake is van een melding te kwader trouw.
10. Externe meldmogelijkheden
Naast dit interne meldkanaal kan een melder zich, indien daartoe aanleiding bestaat, wenden tot een bevoegde autoriteit of een andere instantie zoals bedoeld in de Wet bescherming klokkenluiders.
11. Slotbepalingen
VCK behoudt zich het recht voor deze regeling te wijzigen indien wetgeving, jurisprudentie of organisatorische omstandigheden daartoe aanleiding geven.
Deze regeling treedt in werking op de datum van publicatie op de website van VCK.
