Regelwerk des VCK Meldekanals
Einleitung
VCK misst Integrität, Sicherheit, Respekt sowie der Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften einen hohen Stellenwert bei. Aus diesem Grund stellt VCK einen vertraulichen Meldekanal zur Verfügung, über den Mitarbeitende, Kunden, Lieferanten und andere Beteiligte mögliche Missstände melden können.
Über diesen Meldekanal können Verhaltensweisen gemeldet werden, die gegen Gesetze und Vorschriften, interne Richtlinien, den Verhaltenskodex von VCK oder allgemein anerkannte Grundsätze der Integrität und guten Unternehmensführung verstoßen.
Meldungen werden von einer unabhängigen Stelle innerhalb der Ership Group bearbeitet, die für eine sorgfältige, objektive und vertrauliche Behandlung der Meldungen verantwortlich ist.
1. Anwendungsbereich
Dieses Regelwerk gilt für alle Personen, die eine Meldung über einen möglichen Missstand innerhalb von VCK oder Maja abgeben möchten.
Meldungen können sich auf bestehende, frühere oder zukünftige Arbeits- oder Geschäftsbeziehungen beziehen.
2. Was kann gemeldet werden?
Über den Meldekanal können unter anderem folgende Sachverhalte gemeldet werden:
- Verstöße gegen Gesetze und Vorschriften;
- Betrug, Diebstahl oder Unterschlagung;
- Korruption oder Interessenkonflikte;
- Diskriminierung, Belästigung, Mobbing oder anderes unangemessenes Verhalten;
- Verstöße gegen interne Regelungen, Verfahren oder Verhaltenskodizes;
- Sicherheits- oder Umweltrisiken;
- andere schwerwiegende Missstände, die die Integrität der Organisation gefährden können.
3. Einreichen einer Meldung
Meldungen können über das dafür vorgesehene Meldeformular eingereicht werden.
Eine Meldung sollte, soweit möglich, eine klare Beschreibung der Fakten und Umstände enthalten, ergänzt um etwaige relevante Dokumente oder sonstige Nachweise.
Es ist zulässig, eine Meldung anonym einzureichen.
4. Vertraulichkeit
Alle Meldungen werden vertraulich behandelt.
Die Identität des Hinweisgebers wird ausschließlich dann offengelegt, wenn dies für die Bearbeitung der Meldung erforderlich ist oder wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist. Der Hinweisgeber wird darüber vorab informiert, sofern dies gesetzlich zulässig ist.
5. Schutz des Hinweisgebers
Jede Person, die in gutem Glauben eine Meldung abgibt, wird vor Benachteiligungen infolge dieser Meldung geschützt.
Als Benachteiligung gelten unter anderem:
- Kündigung oder Freistellung;
- Einschüchterung oder Bedrohung;
- Diskriminierung;
- nachteilige Änderung der Arbeitsbedingungen;
- andere Formen von Vergeltungsmaßnahmen.
VCK duldet keinerlei Benachteiligung von Personen, die in gutem Glauben eine Meldung abgeben.
6. Rechte der betroffenen Personen
Personen, auf die sich eine Meldung bezieht, haben Anspruch auf eine sorgfältige und faire Behandlung.
Sie haben unter anderem Anspruch auf:
- die Unschuldsvermutung;
- das Recht auf Anhörung;
- den Schutz ihrer Privatsphäre;
- die korrekte Verarbeitung personenbezogener Daten.
7. Bearbeitung von Meldungen
Nach Eingang einer Meldung erhält der Hinweisgeber, sofern möglich, innerhalb von sieben Tagen eine Empfangsbestätigung.
Die Meldung wird durch die unabhängige Stelle geprüft, die für den Meldekanal verantwortlich ist. Sofern erforderlich, wird eine weitergehende Untersuchung eingeleitet.
Der Hinweisgeber erhält innerhalb von drei Monaten nach Eingang der Meldung Informationen über den Stand oder das Ergebnis der Bearbeitung, sofern gesetzliche Einschränkungen dem nicht entgegenstehen.
8. Personenbezogene Daten
VCK verarbeitet personenbezogene Daten, die über den Meldekanal übermittelt werden, ausschließlich zum Zweck des Empfangs, der Prüfung, der Untersuchung und der Bearbeitung von Meldungen.
Meldungen werden vertraulich behandelt. Personenbezogene Daten sind ausschließlich für Personen zugänglich, die an der Bearbeitung der Meldung beteiligt sind, und nur soweit dies für ihre Tätigkeit erforderlich ist.
Die Identität des Hinweisgebers wird ohne dessen Zustimmung nicht offengelegt, es sei denn, VCK ist hierzu gesetzlich verpflichtet.
Personenbezogene Daten werden nicht länger aufbewahrt, als dies für die Bearbeitung der Meldung und die Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist.
Auf die Verarbeitung personenbezogener Daten innerhalb des Meldekanals findet zudem die Datenschutzerklärung von VCK Anwendung. Darin sind weitere Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten und zu den Rechten der betroffenen Personen enthalten. Die Datenschutzerklärung ist unter www.vck.nl abrufbar.
9. Meldungen in böser Absicht
Sollte sich herausstellen, dass bewusst unrichtige oder irreführende Informationen übermittelt wurden, kann VCK angemessene Maßnahmen ergreifen.
Der bloße Umstand, dass sich eine Meldung nach Untersuchung als unbegründet erweist, bedeutet nicht, dass es sich um eine Meldung in böser Absicht handelt.
10. Externe Meldemöglichkeiten
Neben diesem internen Meldekanal kann sich ein Hinweisgeber, sofern hierzu Anlass besteht, an eine zuständige Behörde oder eine andere Stelle im Sinne des Hinweisgeberschutzgesetzes wenden.
11. Schlussbestimmungen
VCK behält sich das Recht vor, dieses Regelwerk zu ändern, sofern Gesetzgebung, Rechtsprechung oder organisatorische Umstände hierzu Anlass geben.
Dieses Regelwerk tritt am Tag der Veröffentlichung auf der Website von VCK in Kraft.
